Μιλώντας με νούμερα, το ποσοστό ακύρωσης λόγω της Πανδημίας από τον COVID-19 και αναβολής Διεθνών διοργανώσεων και Συνεδρίων στη χώρα μας ξεπερνά το 75%. Ακυρώσεις και αναβολές που υπολογίζεται ότι η οικονομική απώλεια θα προσεγγίσει το 1,7 δισεκατομμύριο ευρώ για την ελληνική οικονομία, αναφέρουν πηγές του Συνδέσμου (HAPCO).
Επιπρόσθετα, θα πρέπει να κάνουμε αναφορά στο πλήγμα που δέχονται και περί τα 40 διαφορετικά επαγγέλματα που πλαισιώνουν Συνέδρια και Εκθέσεις που επίσης αποτελούν μέρος ενός ολόκληρου μηχανισμού όπως, η διαμονή, οι μετακινήσεις, ο επισιτισμός, οι εκτυπώσεις, τα οπτικοακουστικά μέσα, οι κατασκευές, οι ενοικιάσεις συνεδριακών κέντρων ή ξενοδοχείων (αίθουσες συνεδριάσεων και έκθεσης) και παράλληλα τα εστιατόρια, μουσεία, ξεναγήσεις και βέβαια οι εταιρείες logistics.

Σύμφωνα με στοιχεία που επικοινωνεί η πρόεδρος του Συνδέσμου Ελλήνων Επαγγελματιών Οργανωτών Συνεδρίων – HAPCO (Hellenic Association of Professional Congress Organizers) O Συνεδριακός τουρισμός αποφέρει επτά φορές μεγαλύτερο έσοδο από τον συμβατικό τουρισμό και ο συνεδριακός τουρίστας τείνει να επιλέγει την Ελλάδα και για τις διακοπές του, επομένως ωφελείται και ο ευρύτερος τουρισμός καθώς και επιμέρους τομείς του, ενώ παράλληλα ο σύνεδρος είναι συχνά ο καλύτερος πρεσβευτής και μέσο προβολής της χώρας μας στη δική του πατρίδα.

Είναι αναμφισβήτητο γεγονός ότι ο άνθρωπος έχει μια μοναδική ιδιότητα η οποία τον βοηθά καθημερινά να διαχειριστεί νέα δεδομένα και εμπόδια και αυτή δεν είναι άλλη από το φαινόμενο της προσαρμοστικότητας.

Υπό αυτή την νέα συνθήκη, η ταχύτητα με την οποία άνθρωποι και οργανισμοί κλήθηκαν να ανταποκριθούν και να προσαρμοστούν έχει ήδη στρέψει την επιλογή τους στις δυνατότητες που παρέχουν οι διαδικτυακές πλατφόρμες, οργανώνοντας έτσι Συνέδρια και Εκθέσεις online προκειμένου οι επιστήμονες να κοινοποιήσουν το έργο τους και να ανταλλάξουν απόψεις αλλά και οι εταιρείες να παρουσιάσουν τα προϊόντα τους και τις υπηρεσίες τους.

Έτσι, οι ομιλητές ενός Συνεδρίου έχουν την δυνατότητα να παρουσιάσουν το έργο τους μέσω web κάμερας ,να πραγματοποιούν online συνεδρίες, να αναρτούν τις παρουσιάσεις τους σε διαδικτυακές βάσεις δεδομένων και πολλές άλλες υπηρεσίες οι οποίες αναπτύσσονται διαρκώς.

Το 83% των διοργανωτών συνεδρίων και εκδηλώσεων διαθέτει πλέον σε αυτή τη φάση τα κατάλληλα ψηφιακά μέσα για τη διοργάνωση διαδικτυακών εκδηλώσεων και το 63% δηλώνει ότι έχει ήδη αναλάβει σχετική διοργάνωση.

Η αρχή μιας νέας εποχής είναι εδώ με πιο προσιτά συνέδρια καθώς τα οφέλη συνοψίζονται στην εξοικονόμηση χρόνου και συμπίεση του κόστους που απαιτείται για την συμμετοχή με την φυσική παρουσία διατηρώντας όμως τις βασικές αρχές και τους κανόνες της οργάνωσης ενός Συνεδρίου ή/και Έκθεσης.

Οι παρεχόμενες υπηρεσίες για τη διοργάνωση ενός Event δεν διαφέρουν από αυτές με την φυσική συμμετοχή των καλεσμένων όπως:

●Διαχείριση του έργου
●Στρατηγικός σχεδιασμός

●Σχεδίαση του λογότυπου του συνεδρίου
●Επιλογή χώρου συνεδρίου ή/και δημιουργία Green Screen Studio

●Παροχή του απαραίτητου τεχνικού εξοπλισμού
●Κατασκευή Banner
●Παραγωγή συνεδριακών εντύπων
●Διαδικασία εγγραφής των συνέδρων
●Έκδοση και απονομή βεβαιώσεων συμμετοχής
●Διοργάνωση εκδρομών (Social Event)

●Υπηρεσίες διερμηνείας
●Τεχνολογίες επικοινωνιών
●Μάρκετινγκ & επικοινωνίες υποστήριξης
●Προβολή και προώθηση της εκδήλωσης
●Εκστρατείες ευαισθητοποίησης του κοινού
●Διαχείριση του προϋπολογισμού
●Χορηγίες

Η τεχνολογία δίνει και πάλι την άμεση απάντηση στην γρήγορη αντίδραση και ευελιξία στη διαχείριση της νέας πραγματικότητας καθώς η ανάγκη για networking, εκπαίδευση και προβολή δεν μπορεί να σταματήσει. Ο ψηφιακός μετασχηματισμός τέτοιου είδους εκδηλώσεων δεν μπορεί να είναι ολικός, μπορεί ωστόσο να δώσει μια νέα μορφή στα Συνέδρια και τις Εκδηλώσεις και ένα ευρύτερο πλαίσιο συμμετεχόντων οι οποίοι θα μπορούν να παρακολουθούν και να παρεμβαίνουν μέσω των online εργαλείων.
Τα οφέλη από τη διεξαγωγή οποιουδήποτε Event με την συμμετοχή της φυσικής παρουσίας δεν μπορούν να αντικατασταθούν ή να καταργηθούν, παρά να προσαρμοστούν στις συνθήκες που επιβάλλει η τρέχουσα κατάσταση, μέχρι να είμαστε σε θέση να έχουμε και πάλι τη δυνατότητα για ανθρώπινη επαφή. Όπως σε όλες τις περιπτώσεις έτσι και εδώ και καθώς ο ανθρώπινος νους έχει την ευελιξία και αντίληψη να τα διατηρήσει και τα δύο, όπως δείχνουν τα πράγματα θα τηρούνται και οι δύο περιπτώσεις με κριτήριο την ισορροπία ανάλογα με τις συνθήκες που διαμορφώνουν την απόφαση οργάνωσης του εκάστοτε Event.

Πηγές: https://www.kathimerini.gr/economy/local/1092015/apoleies-1-7-dis-apo-akyroseis-synedrion-kai-ektheseon/